Zoek je een goedkoop, simpel en flexibel facturatiepakket? Lees dan even verder. Wij gebruiken de online facturatiesystemen WeFact, Moneybird en Twinfield al jaren en kunnen je vertellen over onze ervaringen. Extra leuk: via de links in dit blog kun je ze extra lang gratis uitproberen.
Ondernemers en hun boekhouding
Als ondernemer weet je dat het erbij hoort: de boekhouding. Ieder kwartaal de aangifte van je omzetbelasting (OB) en jaarlijks het opstellen van je jaarrekening (VpB of IB). Een nette boekhouding is organisatorisch wenselijk en voor de belastingdienst verplicht, maar ik kan me voorstellen dat je er - net als ik - niet heel erg op zit te wachten. Dan rijst de vraag: ga ik mijn boekhouding zelf doen of ga ik dat uitbesteden?
Mijn eerste boekhouder
Mijn eerste boekhouder heette Cees. Cees was gepensioneerd, maar kluste bij vanuit z'n huis. Stel je een wat gezette, vrolijke schoolmeester voor van een jaar of 65. Heb je 'm? Na ieder kwartaal kreeg ik een mailtje van Cees waarin hij me vroeg om een schoenendoos met bonnen te verzamelen, alle in Excel / Word opgemaakte verkoopfacturen uit te printen, het geheel op volgorde van bankmutaties te ordenen en dat vervolgens bij hem langs te brengen. Hartstikke gezellig en best leerzaam, maar vooral heel erg veel werk.
Mijn eerste accountant
Gelukkig groeide m'n bedrijf lekker door en dienden zich op enig moment uitdagingen aan waar Cees niet zoveel zin meer in had. Ik vond een goed accountantskantoor dat met z'n tijd mee was gegaan. In korte tijd volgde het riedeltje van eenmanszaak inbrengen in BV, inkopen van compagnon, opzetten van loonadministratie en overstappen naar een online boekhouding. En daarna kwam de mededeling: vanaf nu kun je eigenlijk alles zelf. Nou, dat gaan we dan maar eens even proberen!
Online boekhouden met Twinfield
Onder leiding van André Kwakernaat is Twinfield naar eigen zeggen uitgegroeid tot het meestgebruikte online boekhoudpakket van Europa. Twinfield is ooit begonnen als online boekhoudsysteem voor de scheepvaart. Die schepen waren lang van wal, maar hadden wel de verplichting om op gezette momenten hun administratie te overleggen. Wat Twinfield slim gedaan heeft, is het aanhaken van boekhouders en accountants als verkooporgaan. Dat vond Wolters Kluwer wel interessant en daarom kochten ze het bedrijf. Het bedrijf is Twinfield langzamerhand aan het rebranden.
Ervaringen met Twinfield
Twinfield is technisch gezien een alleskunner: meerdere administraties voeren, meertaligheid, offertes, in- en verkoopfacturen, bankkoppelingen en een API waarmee je het aan je eigen software kunt koppelen. Als je een compleet systeem wil, zit je hier dus goed. Om diezelfde reden is het ook het duurste boekhoudpakket. Je betaalt in tegenstelling tot de andere pakketten per gebruiker, terwijl de rest een bedrag per administratie (bedrijf) rekent. In mijn geval betaal ik € 28 per maand.
Hoewel Twinfield schermt met het feit dat ze 'eenvoudig in gebruik' zijn, kan ik dat absoluut niet beamen. Er werken overduidelijk veel programmeurs, maar ze zouden er in mijn ogen goed aan doen om flink te investeren in UX en UI designers (ja, ik praat voor eigen parochie). Het ziet er simpelweg al jaren gedateerd uit, ondanks een vernieuwde interface in 2018. De menustructuur is onlogisch, de layout lelijk, de fonts te klein en het werken met pop-ups is echt niet meer van deze tijd. Dat lijkt ook niet te veranderen. Ondanks dat ik al sinds 2010 met Twinfield werk, ben ik iedere keer weer aan het zoeken naar functionaliteit. Boekhouden blijft zo een vervelende klus.
Twinfield is sinds kort 30 dagen gratis uit te proberen. Als je boekhouder of accountant ermee werkt, is dat waarschijnlijk de meest logische ingang. En mogelijk ook de verplichte optie, want niet iedere partij staat open voor alternatieve boekhoudpakketten.
Online boekhouden met Moneybird
Ondanks het feit dat ik in Twinfield maar één boekhoudsysteem nodig had om de administraties van meerdere BV's te voeren, stoorde ik me continu aan het ontbreken van een gebruiksvriendelijke interface (iedere keer zoeken) en de omslachtige werking (te veel klikken). Daarnaast zagen de facturen die verstuurd werden er lelijk uit en kon ik die niet naar wens opmaken. Ik ging daarom op zoek naar een online facturatiepakket dat simpel, gebruiksvriendelijk en goedkoop was. Ik betaalde tenslotte ook al (stevig) voor Twinfield.
Ervaringen met Moneybird
In mijn zoektocht stuitte ik al snel op Moneybird. En dat doet absoluut wat het belooft: het boekhoudprogramma voor iedereen. Vooral startende ondernemers kiezen ervoor om het snel is én gebruiksvriendelijk werkt. De user experience is gewoon heel erg lekker. Je maakt in een handomdraai offertes en facturen. Inkomende documenten kun je via mobiele telefoon of computer verwerken. Het boekhoudpakket berekent automatisch je BTW-aangifte en stelt andere financiële rapportages op. Het uiterlijk van de facturen is aanpasbaar, hoewel je wel vast zit aan een vooraf bepaald stramien. Eenvoud is haar grootste kracht. Mocht je er technisch meer uit willen halen, dan kan je met behulp van een programmeur de API van Moneybird aanspreken en het zo helemaal laten aansluiten op je eigen systemen.
Actie: Moneybird langer gratis proberen
Het instapabonnement van Moneybird kost slechts € 12 per maand en is daarmee bijzonder goedkoop. Je kunt er onbeperkt mee werken, maar er geldt wel een beperking op het aantal banktransacties. Standaard kun je Moneybird 2 maanden gratis uitproberen. Wil je iets langer vergelijken of gewoon meer korting? Met onderstaande knop kun je de gratis proefperiode uitbreiden naar 4 maanden.
Online factureren met WeFact
Waarom dan toch nog kijken naar een ander online boekhoudpakket? Dat komt vooral omdat Moneybird de lichtere versie van Twinfield wil zijn. WeFact daarentegen is vooral een online facturatieprogramma. Het is primair bedoeld voor startende ondernemers en het MKB. En dat doen ze heel erg goed.
Ervaringen met WeFact
Als je een licht en gebruiksvriendelijk boekhoudpakket zoekt, dan ben je bij Moneybird aan het juiste adres. Maar als je een online tool zoekt voor inkoopfacturen, (terugkerende) verkoopfacturen en debiteurenbeheer, dan past WeFact perfect. Je kunt net als bij Moneybird online offerte's maken en factureren versturen. Het pakket voorkomt foutieve BTW-berekeningen of fouten in de factuurnummering. Je prospects kunnen offertes online accepteren (online handtekening zetten en klaar!), waarna je die kunt omzetten in een factuur.
Eén van de manieren waarop WeFact zich onderscheidt, is de vrijheid die je hebt om je factuur in je eigen huisstijl op te maken. Je hebt daar namelijk de volledige controle over en dat is t.o.v. andere facturatiepakketten echt uniek. Een factuur van Twinfield, Moneybird of enig ander programma herken je namelijk direct.
Technisch is WeFact uitstekend in orde. Er is net als bij Moneybird een API beschikbaar, waardoor je het aan je eigen systemen kunt hangen. Dat is handig, aangezien het geen boekhoudpakket is. Wij hebben WeFact bijvoorbeeld gekoppeld aan Twinfield en dat werkt na wat instellen perfect. Hierdoor worden ingevoerde debiteuren, inkoopfacturen én verkoopfacturen met één druk gesynchroniseerd met Twinfield. Slimme foutafhandeling voorkomen dubbelingen. Ook de koppeling met het Centraal Invorderings Bureau (CIB) is handig. Dan kun je in één klik je vordering uit handen te geven. Dat hoeft niet, maar bij slecht of niet-betalende klant kan een extra partij net even wat makkelijker druk zetten.
Actie: WeFact langer gratis uitproberen
Heb je interesse in WeFact? De kosten voor dit online facturatiepakket zijn € 12,50 per maand. Normaalgesproken kun je je WeFact 1 maand gratis uittesten. Via onderstaande link krijg je extra korting en kun je de gratis proefperiode verlengen naar 2 maanden.